MYSPOT

Privacy Policy &
Termini e Condizioni del Servizio

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 679/2016 in Materia di Protezione dei Dati Personali

Ultimo aggiornamento: [12-06-2019]

Con il presente documento, la società eFM S.p.A., in persona del legale rappresentante pro tempore, con sede legale in Roma, in Via Laurentina n. 455 (di seguito, “eFM”) intende fornire ai propri clienti e fornitori le informazioni relative al trattamento dei dati secondo quanto previsto dal Regolamento (UE) 679/2016 (di seguito, il “Regolamento”).

Ai fini della presente informativa, le nozioni di seguito descritte hanno il significato loro attribuito in questa sezione. Tutti i termini di seguito definiti al singolare si intendono riferiti anche al plurale e viceversa.

A. “Categorie Particolari di Dati Personali”: Dati Personali che rivelino l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, nonché i Dati Genetici e i Dati Biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, i dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona;

B. “Consenso dell'Interessato”: qualsiasi manifestazione di volontà libera, specifica, informata e inequivocabile dell'interessato, con la quale lo stesso manifesta il proprio assenso, mediante dichiarazione o azione positiva inequivocabile, che i Dati Personali che lo riguardano siano oggetto di Trattamento;

C. “Dati Biometrici”: Dati Personali ottenuti da un Trattamento tecnico specifico relativi alle caratteristiche fisiche, fisiologiche o comportamentali di una persona fisica che ne consentono o confermano l'identificazione univoca, quali l'immagine facciale o i dati dattiloscopici;

D. “Dati Genetici”: Dati Personali relativi alle caratteristiche genetiche ereditarie o acquisite di una persona fisica che forniscono informazioni univoche sulla fisiologia o sulla salute di detta persona fisica, e che risultano in particolare dall'analisi di un campione biologico della persona fisica in questione;

E. “Dato Personale”: qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all'ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale;

F. “MYSPOT”: la piattaforma detenuta da eFM per l’erogazione dei Servizi, reperibile al seguente indirizzo web: www.myspothub.com;

G. “Profilazione”: qualsiasi forma di Trattamento automatizzato di Dati Personali consistente nell'utilizzo di tali Dati Personali per valutare determinati aspetti personali relativi a una persona fisica, in particolare per analizzare o prevedere aspetti riguardanti il rendimento professionale, la situazione economica, la salute, le preferenze personali, gli interessi, l'affidabilità, il comportamento, l'ubicazione o gli spostamenti di detta persona fisica;

H. “Responsabile del Trattamento”: la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta Dati Personali per conto del Titolare del Trattamento;

I. “Responsabile della Protezione dei Dati”: la persona designata dal Titolare del Trattamento secondo le modalità di cui agli articoli 37 e seguenti del Regolamento;

J. “Servizi”: i servizi e le attività svolte da eFM tra cui, a titolo esemplificativo e non esaustivo, (i) il reperimento e la pubblicizzazione di postazioni e spazi di lavoro condivisi (“co-working”), (ii) l’attività di networking e marketing, e (iii) l’interazione con gli Utenti;

K. “Titolare del Trattamento”: la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del Trattamento di Dati Personali; quando le finalità e i mezzi di tale Trattamento sono determinati dal diritto dell'Unione o degli Stati membri, il Titolare del Trattamento o i criteri specifici applicabili alla sua designazione possono essere stabiliti dal diritto dell'Unione o degli Stati membri;

L. “Trattamento”: qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate a Dati Personali o insiemi di Dati Personali, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'adattamento o la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l'interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione;

M. “Utente”: qualsiasi cliente o fornitore di eFM che acceda a MYSPOT e/o si avvalga dell’erogazione dei Servizi.


1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO, RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO E RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DATI

Il Titolare del Trattamento è eFM.

eFM ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (Data Protection Officer o DPO), che può essere contattato ai seguenti recapiti: [dpo@myefm.it]


2. PRINCIPI GENERALI E GARANZIE

eFM raccoglie Dati Personali per questioni di efficienza operativa e per offrire la migliore esperienza possibile ai propri Utenti durante l’accesso a MYSPOT e l’erogazione dei Servizi.

Gli Utenti forniscono i propri Dati Personali sia direttamente, al momento della registrazione su MYSPOT, che indirettamente.

Taluni Dati Personali vengono raccolti durante le interazioni degli Utenti, attraverso l’utilizzo di tecnologie quali i cookie.

Ulteriori Dati Personali vengono acquisti a mezzo terzi quali ad esempio, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

- social network;

- service provider;

- sistemi di determinazione della posizione in base all'indirizzo IP;

- partner commerciali;

- società collegate e/o appartenenti al medesimo gruppo di eFM;

- database governativi aperti e/o altre pagine web.

eFM si riserva il diritto di:

- trattare Dati Personali di dominio pubblico;

- trattare Categorie Particolari di Dati Personali previo Consenso dell’Interessato, salvo che ricorrano esimenti di legge;

- raccogliere le informazioni fornite durante gli scambi di corrispondenza e/o le conversazioni telefoniche con gli Utenti (ad es. feedback e/o informazioni condivise durante l’erogazione dei servizi di assistenza).

Gli scambi di corrispondenza e le conversazioni telefoniche con gli Utenti potrebbero essere monitorati e/o registrati.

eFM dichiara e garantisce espressamente che i Dati Personali degli Utenti sono:

- trattati in modo lecito, corretto e trasparente;

- raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime;

- adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati («minimizzazione dei dati»);

- esatti e, se necessario, aggiornati;

- ove richiesto, cancellati o rettificati rispetto alle finalità per le quali sono trattati;

- conservati in una forma che consenta l'identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati;

- trattati in maniera da garantirne un'adeguata sicurezza, compresa la protezione, la crittografazione e la pseudonimizzazione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate


3. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

Ai sensi e per gli effetti di cui all’articolo 6 del Regolamento, eFM dichiara che i Dati Personali degli Utenti sono trattati per le seguenti finalità:

a) Finalità precontrattuali e contrattuali: eFM raccoglie Dati Personali per (i) l’erogazione, la gestione ed il miglioramento dei Servizi (sia contrattualizzati che in corso di contrattualizzazione), incluso MYSPOT, nonché per (ii) l’esecuzione di obblighi contrattuali, ivi inclusi gli obblighi amministrativi e/o contabili, e (iii) lo sviluppo di nuove funzionalità ed il servizio di assistenza clienti. Esempi di questi utilizzi includono quanto segue:

- Offerta di prodotti: eFM utilizza i Dati Personali per offrire i propri Servizi. Spesso questi Servizi includono funzionalità e consigli personalizzati che migliorano l’esperienza dell’Utente.

- Assistenza clienti: eFM utilizza i Dati Personali per eseguire la diagnosi di problemi relativi ai Servizi, ovvero per risolvere problematiche legate all’utilizzo di MYSPOT.

- Attivazione del prodotto: eFM utilizza i Dati Personali, per attivare o confermare eventuali Servizi scelti dagli Utenti.

- Miglioramento del prodotto: eFM utilizza i Dati Personali per migliorare costantemente i propri Servizi ed il soddisfacimento degli Utenti, anche mediante l'aggiunta di nuove caratteristiche o funzionalità.

- Sicurezza e protezione: eFM utilizza i Dati Personali per proteggere la sicurezza dei propri Servizi ed Utenti, ed al fine di rilevare e prevenire le frodi e far rispettare un uso convenzionale di MYSPOT, nonché di ogni altra modalità di accesso ai propri Servizi.

- Comunicazioni: eFM sfrutta i Dati Personali raccolti per comunicare con gli Utenti e personalizzare le proprie comunicazioni. Ad esempio, eFM si riserva il diritto di contattare gli Utenti tramite telefono, posta elettronica o altri mezzi di comunicazione per informarli di eventuali pagamenti non evasi e aggiornarli in merito all’utilizzo dei Servizi.

Rispetto a questa finalità, la base giuridica del Trattamento risiede nel contratto e/o nella necessità di riscontrare le richieste degli Utenti e non è pertanto necessario acquisire il Consenso dell'Interessato.

Il periodo di conservazione dei Dati Personali per questa finalità coincide con la durata del rapporto e/o della singola operazione, salvo diversi obblighi di legge e/o diverse esigenze di conservazione di cui alla presente informativa.

b) Obblighi di legge: eFM può acquisire Dati Personali per l’adempimento di obblighi di legge e/o regolamentari, ivi inclusi gli obblighi derivanti dalla normativa comunitaria, nonché per l’adempimento e/o il riscontro di ordini, disposizioni e/o richieste impartiti e/o avanzati da competenti autorità governative, giudiziarie, di vigilanza e/o di controllo, e per lo svolgimento di attività di confronto e Profilazione.

Rispetto a questa finalità, la base giuridica del Trattamento risiede nell’adempimento di obblighi di legge, e non è pertanto necessario acquisire il Consenso dell'Interessato.

Il periodo di conservazione dei Dati Personali per questa finalità è differenziato a seconda della normativa di riferimento (ad es. 5 anni, salvo diverse esigenze di conservazione di cui alla presente informativa).

c) Finalità di rendicontazione e controllo interno: eFM può acquisire Dati Personali ai fini della verifica delle funzionalità e dell’adeguatezza dell’organizzazione interna nonché della conformità dei processi interni alle disposizioni di legge, nonché per l’esercizio di attività di Profilazione e confronto.

Rispetto a questa finalità, la base giuridica del Trattamento risiede, in funzione della tipologia dei controlli e delle analisi condotte, nell’adempimento degli obblighi di legge o nell’interesse legittimo del Titolare del Trattamento, e non è pertanto necessario acquisire il Consenso dell'Interessato.

Il periodo di conservazione dei Dati Personali per questa finalità è differenziato a seconda della normativa di riferimento, ferme restando le esigenze di conservazione per altre finalità di cui alla presente informativa.

Rispetto a questa finalità, la base giuridica del Trattamento risiede nel Consenso dell’Interessato che può essere revocato in qualsiasi momento accedendo alla propria area personale su MYSPOT, senza pregiudicare il Trattamento sino all’estinzione a qualsiasi titolo del rapporto con eFM.

Il periodo di conservazione dei Dati Personali per questa finalità si estende per 24 mesi dalla cessazione del rapporto con eFM salvo revoca del Consenso dell’Interessato, e ferme restando le esigenze di conservazione per altre finalità elencate nella presente informativa.


4. CATEGORIE DEI DATI PERSONALI

I Dati Personali raccolti dipendono dal contesto di interazione con eFM, dalle scelte effettuate su MYSPOT, incluse le impostazioni di privacy, e dalle funzionalità utilizzate. I dati raccolti per le finalità sopra indicate possono includere i seguenti elementi:

a) Indirizzo e-mail o altri dati di contatto: ivi eFM raccoglie i recapiti degli Utenti inclusi partita iva, conti correnti, collegamenti con altre persone o soggetti;

b) Credenziali: eFM raccoglie password, suggerimenti per le password e informazioni di sicurezza simili utilizzati per l’autenticazione e l'accesso all'account;

c) Dati demografici: eFM raccoglie dati sugli utenti quali età, sesso, paese di residenza e di provenienza e lingua preferita;

d) Dati di pagamento: eFM raccoglie i dati necessari per elaborare i pagamenti in caso di acquisti, ad esempio il numero del mezzo di pagamento e il codice di sicurezza associato al mezzo di pagamento;

e) Dati relativi al dispositivo e all'utilizzo: eFM raccoglie dati sui dispositivi e su come gli Utenti ed i relativi dispositivi interagiscono con MYSPOT. Ad esempio, eFM raccoglie:

- Dati sull'utilizzo dei Servizi: questi dati includono query di ricerca, impostazioni selezionate e configurazioni software utilizzate prevalentemente;

- Dati su dispositivo, connettività e configurazione: questi dati includono i dati relativi al dispositivo ed alla rete utilizzata per la connessione ed includono l’indirizzo IP, gli identificatori del dispositivo (come il numero IMEI per i telefoni) e le impostazioni locali e linguistiche;

- Segnalazioni di errori e dati sulle prestazioni: questi dati sono utili per eseguire la diagnosi di eventuali problemi di MYSPOT, nonché per migliorarne le prestazioni e possono includere dati relativi al tipo ed alla gravità del problema, dettagli di software e hardware;

f) Interessi e preferenze: eFM raccoglie dati sugli interessi e sulle preferenze degli Utenti, come la lingua preferita o le tipologie di spazi prenotati. Interessi e preferenze degli Utenti possono anche essere ricavati o dedotti da altri dati raccolti.


5. SOGGETTI O CATEGORIE DI SOGGETTI AI QUALI I DATI PERSONALI POSSONO ESSERE COMUNICATI

Per il perseguimento delle suddette finalità, eFM può comunicare, mediante trasmissione, i Dati Personali relativi ai suoi utenti a determinati soggetti, anche esteri, appartenenti a ciascuna delle seguenti categorie:

a) Categorie di soggetti ai quali possono essere comunicati Dati Personali per il perseguimento, da parte di eFM, di finalità di legge, contrattuali o commerciali:

- soggetti individuati per legge (per esempio, per finalità connesse all'esercizio delle funzioni relative alla gestione, all'accertamento, al contenzioso e alla riscossione dei tributi nonché allo scambio automatico di informazioni tra autorità in forza di accordi internazionali bilaterali; per finalità connesse all'amministrazione della giustizia; per finalità connesse all'esercizio delle funzioni di vigilanza, di controllo e delle altre funzioni specificamente previste dalla normativa);

- soggetti che forniscono servizi per la gestione del sistema informativo e dei programmi informatici di eFM;

- soggetti che svolgono attività di lavorazione e trasmissione delle comunicazioni ai/dai clienti e dai fornitori di eFM;

- soggetti che svolgono attività di archiviazione della documentazione;

- soggetti che prestano attività di assistenza ai clienti ed ai fornitori di eFM;

- soggetti che intervengono nella gestione dei servizi di pagamento e delle reti telematiche, esattorie e tesorerie;

- soggetti che gestiscono sistemi nazionali e internazionali o che forniscono servizi per il controllo e la prevenzione delle frodi;

- soggetti che svolgono attività di indagine e di contrasto al terrorismo internazionale;

- soggetti che svolgono attività finalizzate al recupero del credito;

- consulenti;

- liberi professionisti, pubblici funzionari;

- soggetti che svolgono attività di marketing o indagini di mercato o concorrono alla promozione dei prodotti e dei servizi di eFM o di terzi;

- soggetti che svolgono attività di controllo, revisione e certificazione delle attività poste in essere da eFM.

b) Categorie di soggetti ai quali possono essere comunicati Dati Personali, oltre che per il perseguimento di finalità di legge, contrattuali o commerciali proprie di eFM, anche per il perseguimento - da parte di tali soggetti - di proprie ed autonome finalità commerciali:

- soggetti di cui eFM offre prodotti e servizi;

- soggetti con i quali eFM stipula accordi di collaborazione;

- soggetti risultanti da operazioni di trasformazione, fusione e scissione di eFM.

I soggetti appartenenti a tali categorie possono utilizzare i Dati Personali ricevuti in qualità di autonomi Titolari del Trattamento salvo che siano stati designati da eFM quali Responsabili del Trattamento.

I Dati Personali forniti possono essere trasferiti fuori dal territorio nazionale a Paesi situati nell’Unione Europea. L'eventuale trasferimento dei Dati Personali in Paesi situati al di fuori dell’Unione Europea avviene, in ogni caso, nel rispetto delle garanzie adottate in conformità a quanto previsto dalla normativa vigente.

eFM non diffonde i Dati Personali dei propri Utenti, intendendosi per diffusione il dare conoscenza dei Dati Personali a soggetti indeterminati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione.


6. DIRITTI DELL’INTERESSATO

eFM informa i propri Utenti che il Regolamento garantisce l’esercizio di specifici diritti a loro tutela. In particolare, il Regolamento prevede uno specifico diritto di accesso che consente agli Utenti di avere conferma dell’esistenza o meno del Trattamento dei propri Dati Personali, ottenendo, se del caso, tutte le informazioni previste dalla normativa, nonché la ricezione di copia della documentazione, alle condizioni di legge.

Gli Utenti possono inoltre esercitare i seguenti diritti:

a) Rettifica di Dati Personali inesatti o integrazione di Dati Personali incompleti;

b) Cancellazione (c.d. diritto all’oblio) di Dati Personali in presenza di particolari condizioni e motivi, come nel caso di Dati Personali non necessari rispetto alle finalità per cui vengono raccolti o in caso di Trattamento illegittimo;

c) Limiti al Trattamento di Dati Personali, ad esempio in attesa della relativa rettifica o correzione;

d) Portabilità dei Dati Personali verso un altro Titolare del Trattamento qualora il trattamento sia automatizzato e basato su un consenso o su un contratto;

e) Opposizione al Trattamento per specifiche finalità, quali quelle di marketing diretto. L'opposizione è sempre possibile e gratuita in caso di finalità pubblicitarie, di comunicazione commerciale o di ricerche di mercato. Gli Utenti possono inoltre opporsi ai Trattamenti automatizzati, compresa la Profilazione, che producano effetti giuridici o comunque significativi sulla persona, salvo che il Trattamento sia necessario per la conclusione o l’esecuzione di un contratto oppure per legge.

Ogniqualvolta il Trattamento sia basato sul rilascio del Consenso dell’Interessato, gli Utenti hanno il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento. La revoca del Consenso dell’Interessato non pregiudica la liceità del Trattamento effettuato prima della revoca.

Ai fini dell’esercizio dei propri diritti, gli Utenti possono accedere alla loro area riservata o inoltrare una specifica richiesta al seguente indirizzo, avendo cura di allegare alla richiesta copia di un documento di identità e del proprio codice fiscale:

eFM S.p.A.

Via Laurentina 455

00142 Roma

Gli Utenti hanno inoltre diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei Dati Personali.


7. CONSEGUENZE DEL DINIEGO AL TRATTAMENTO

Gli Utenti hanno possibilità di scegliere quali Dati Personali possano essere raccolti da eFM e possono rifiutarne il Trattamento.

Tuttavia, ogniqualvolta il Trattamento è determinato dall’adempimento di un obbligo di legge o di natura contrattuale ovvero costituisce un requisito necessario per la conclusione di un contratto, il diniego al Trattamento o la revoca del Consenso dell’Interessato possono comportare l’impossibilità per eFM di evadere le richieste formulate.


8. MODIFICA E AGGIORNAMENTO

La presente informativa è aggiornata alla data indicata in alto.

eFM si riserva il diritto di apportare modifiche che saranno, in ogni caso, oggetto di comunicazione.


CONSENSO AL TRATTAMENTO DEI DATI

I sottoscritti utenti, esprimono i seguenti consensi: 


1. Informazioni su MYSPOT e sui Servizi erogati da eFM:

□ PRESTO IL CONSENSO 

al Trattamento dei miei Dati Personali da parte di eFM, esclusivamente per le finalità di cui al punto 3 sub e) dell'informativa (ivi compresa la comunicazione ai soggetti terzi di cui al punto 5) in relazione ai prodotti ed ai servizi offerti da eFM o dalle altre società appartenenti al medesimo gruppo o comunque controllate o collegate.

2. Comunicazione dei dati a terzi:

□ PRESTO IL CONSENSO 

alla comunicazione, da parte di eFM, dei miei Dati Personali ai soggetti terzi di cui al punto 5) affinché perseguano proprie autonome finalità commerciali.

Cessione solo a terzi per qualsiasi finalità