Gestisci dall’Agenda

Panoramica

Nell’Agenda puoi visualizzare e gestire tutte le tue prenotazioni in un unico luogo.

Sono disponibili le seguenti funzioni:

A — Agenda dei colleghi: in base alle impostazioni sulla privacy dei colleghi, puoi visualizzare la loro agenda per vedere quando hanno effettuato una prenotazione. Questo ti consente di coordinarti e di effettuare la tua prenotazione per lo stesso giorno, assicurandoti di essere entrambi in ufficio.

B — Prenotazione rapida: per effettuare una nuova prenotazione direttamente dall’Agenda, fai clic sul pulsante “+”.

C — Modalità di visualizzazione dell’Agenda: puoi scegliere come visualizzare la tua agenda: giornaliera, settimanale o mensile, e modificare l’intervallo di date utilizzando i classici pulsanti di navigazione dell’agenda.

Dettagli della prenotazione

Ogni prenotazione appare come una scheda, posizionata in base all’orario e alla data impostati per la prenotazione.

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Facendo clic sulla scheda si apre la pagina della prenotazione, nella quale troverai:

1. Foto dello spazio di lavoro (se disponibile);
2. Stato della prenotazione (per maggiori dettagli, consulta il paragrafo dedicato);
3. ID della prenotazione;
4. Dettagli della prenotazione;
5. Planimetria, che mostra in blu la posizione della prenotazione.

Stati della prenotazione

Dopo aver creato la prenotazione, questa attraverserà i seguenti stati:

In attesa di check-in
Nell’Agenda, le prenotazioni blu indicano prenotazioni in attesa di check-in. Il check-in diventa disponibile solo poco prima dell’inizio della prenotazione e deve essere completato entro l’orario di inizio.

Check-in aperto
Quando il check-in è aperto, riceverai una notifica e-mail che ti ricorda di effettuare il check-in.
Il pulsante di check-in apparirà nella parte inferiore della pagina dei dettagli. Facendo clic su di esso, lo stato passerà da In attesa a Confermata; potrai anche notare il cambiamento di colore dello stato della prenotazione, da blu a verde.

In corso
Dopo aver fatto clic sul pulsante Check-in, la prenotazione diventerà verde e lo stato cambierà in “Confermata”.
Questo indica che la prenotazione è attiva e puoi recarti allo spazio di lavoro che hai prenotato.
Se devi uscire prima, fai clic su Check-out per liberare lo spazio di lavoro per i tuoi colleghi.

Scaduta
Se non confermi il check-in in tempo, la prenotazione passerà allo stato “Scaduta” e il colore dello stato diventerà grigio scuro.
Nota: le prenotazioni scadute non sono più valide e dovrai effettuare una nuova prenotazione.

Chiusa
Quando effettui il check-out o la prenotazione termina, lo stato cambierà in “Chiusa” e il colore diventerà blu scuro.

Annullata
Quando le prenotazioni sono ancora nello stato “In attesa di check-in”, puoi annullare la prenotazione facendo clic sull’icona del cestino in basso a sinistra nella pagina della prenotazione.

Rifiutata
Quando le prenotazioni vengono annullate dall’amministratore di sistema. Dovresti anche ricevere un’e-mail per informarti e visualizzare eventuali note aggiuntive.

Nota: alcuni stati potrebbero non essere abilitati nella tua organizzazione.

Riprogramma la tua prenotazione

Quando le prenotazioni sono ancora nello stato “In attesa di check-in”, puoi fare clic sul pulsante Riprogramma nei dettagli della prenotazione.
Questo ti consente di scegliere una nuova data e un nuovo orario tra le opzioni disponibili.

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